5s

Las 5´S

Son 5 principios japoneses denominados así por la primera letra que en japones designa cada uno de sus cinco etapas que van dirigidas todas en la misma dirección. Se inicia en Toyota en los años 1960 cuyo objetivo era lograr un lugar de trabajo con una mejor organización y limpieza de forma constante para lograr con esto una mejor productividad y un mejor entorno laboral. 

El concepto de origen japones se las 5´S se refiere a la crecieron de áreas de trabajo mas seguras y visualmente mas organizadas. Las 5´S son bloques sobre las cuales se puede instalar la producción en flujo, el control visual y puede apoyar a la mejora de tiempos de producción.  Proponen una nueva forma de hacer las tareas ordinarias de la organización, se debe tener un compromiso firme y determinado en su seguimiento. Con la correcta aplicación de este método la compañía se vera beneficiada en términos de rendimiento y salud laboral y esta sera capaz de ahorrar tiempo en la realización de las tareas ordinarias.

 Los 5 Principios 

1. Seiri (Clasificar)
2. Seiton (Ordenar)
3. Seiso (Limpiar)
4. Seiketsu (Estandarizar)
5. Sheitsuke (Disciplina)

Seiri = Clasificar 

¡SEPARAR LO QUE SIRVE DE LO QUE NO LO ES Y TIRAR LO QUE ES INÚTIL!

Como?

1. Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo 
2. Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el area de trabajo 
3. Desechando las cosas inútiles 

Ejecución de la Clasificación 

El propósito de este paso es el de retira de los puestos de trabajo aquellos elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar las 5´S. En este paso se pueden emplear las siguientes ayudas

La identificación de elementos innecesarios: 

El primer paso en la clasificación consiste en preocuparse de los elementos innecesarios del área, y colocarlos en el lugar seleccionado para implantar las 5´S. En este paso de pueden emplear las siguientes ayudas: 

• En esta Primer S es necesario el trabajo a fondo en el área, para solamente dejar lo que nos sirve 
• Se hace una entrega de dos formatos para realizar la clasificación, en el primer se anotara las descripción de todos los elementos que sirven en el área anexo. Y el otro se anotaran todos los objetos que son innecesarios en el área, con esto además, se tiene un listado de los equipos y herramientas del área

REALIZACIÓN DE UNA DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CLASIFICACIÓN 

Siguiendo este diagrama se podrá realizar una buena clasificación 

Al momento de aplicar Seiri (Clasificar) se obtienen los siguientes beneficios:

1. Obtener mas espacio en el lugar de Trabajo
2. Lograr e la compañía un mejor control de los inventarios 
3. Eliminar de la compañía el despilfarro 
4. Logar  sitios de Trabajo mas seguros

Seiton = Ordenar 

¡COLOCAR LO NECESARIO EN UN LUGAR FÁCILMENTE ACCESIBLE!

Como?

• Colocar las cosas útiles por orden según criterios de Calidad, Seguridad y Eficacia. 

1. Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben 
2. Calidad: Que no oxiden, que no se golpeen, que no se pueden mezclar, que no se deterioren 
3. Eficacia: Minimizar el tiempo perdido 

• Elaborando procedimientos que permitan mantener el orden 

Ejecución de la Organización

Ubicar los elementos necesarios en sitios donde se pueda encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Con esta aplicación se debe mejorar la identificación y marcación de los controles de los equipos, instrumentos, expedientes, de los sistemas y elementos críticos, para su mantenimiento y su conservación en buen estado. 

Este paso permite la ubicación de materiales y documentos de forma rápida, mejora la imagen del área ante el cliente, mejora de stocks de repuestos y materiales, mejora la coordinación para la ejecución de trabajos. En la oficina permite la búsqueda de archivos, mejora el control visual de las carpetas y la eliminación de la perdida de tiempo de acceso a la información 

Orden y Estandarización

Se debe tener claro que el orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos, a continuación se entregan ayudas para la organización

Paso para Organizar 

1. Definir el nombre, código o color para cada clase de articulo 
2. Decidir en donde se guardaran las cosas teniendo en cuenta la frecuencia de su uso
3. Acomodar las cosas para que se facilite colocar etiquetas visibles y utilizar códigos de colores para facilitar la localización de los objetos de manera rápida y sencilla 

Al momento de aplicar Seiton (Organizar) se obtienen los siguientes beneficios:

1. Encontrar rápidamente los documento o elementos de trabajo, economizando tiempos y movimientos 
2. Facilita regresar a su lugar los objetos o documentos que hemos utilizado 
3. Ayuda a identificar cuando falta algo 
4. Se da una mejor apariencia al sitio de trabajo 

Seiso = Limpiar 

¡LA LIMPIEZA ES INSPECCIÓN!

Seiso significa eliminar polvo y suciedad del área de trabajo. Esta también implica inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza, por el cual se identifican problemas de escapes, averías, fallas o cualquier otro tipo de fuga.

La limpieza se relaciona con el correcto funcionamiento de los equipos y con la habilidad de producir productos de calidad. La limpieza implica mantener los equipos dentro de una estética agradable. Exige que identifiquemos las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones para su eliminación.

Aplicación

• Integrar la limpieza como parte del trabajo diario
• Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo
• Se debe abolir las distinción entre operarios de proceso, operario de limpieza y técnico de mantenimiento 
• El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el equipo
• Se debe elevar la limpieza a la búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas primarias 

Beneficios del Seiso

• Reduce los riesgos potenciales de que se produzcan accidentes 
• Mejora el bienestar físico y metal del trabajador
• Se incremento la vida útil del equipo al evitar el deterioro por contaminación o suciedad
• Las averías se pueden identificar mas fácilmente cuando el equipo se encuentra en un estado optimo
• La limpieza aumenta la efectividad del Equipo 
• Se reducen los despilfarro de materiales y energía debido a la eliminación de las fugas y escapes 
• La calidad del producto se mejora y se evitan las perdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque 

Implementación del Seiso 

Se debe seguir una serie de pasos que ayuden a crear el habito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución. 

• Paso N° 1 "Campaña o Jornada de Limpieza"

Se debe realizar una campaña de orden y limpieza como un primer paso para implantar las 5´s. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y si limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc. 

• Paso N° 2 "Planificar el mantenimiento de la limpieza"

El encargado del área debe asignar el trabajo de limpieza en la la planta, Si se trata de un equipo de gran tamaño o una linea compleja, sera necesario dividirla y asignar responsabilidades por zona o cada trabajador. Esta asignación se debe registrar en un gráfico en el que se muestre la responsabilidad de cada persona. 

• Paso N° 3 "Preparar el Manual de Limpieza"

Es muy útil la elaboración de un manual de entrenamiento para limpieza. Este manual debe incluir ademas del gráfico de asignación de áreas, la forma de utilizar los elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua; como también, la frecuencia y tiempo medio establecido para esta labor. Las actividades de limpieza que tienen lugar durante el trabajo, y las que se hacen al final del turno. Es importante establecer tiempos ´para estas actividades de modo que lleguen a formar parte natural del trabajo diario. 

El manual de limpieza debe incluir: 

• Propósitos de la limpieza 
• Fotografías o gráficos del equipo donde se indique la asignación de zonas o partes del taller 
• Mapa de seguridad del equipo indicado las puntos de riesgo que nos podemos encontrar durante el proceso de limpieza
• Fotografía del equipo humano que interviene en el cuidado de la sección
• Elementos de limpieza necesarios y de seguridad 
• Diagrama de flujo a seguir 

• Paso N° 4 "Preparar los elementos para la limpieza"

Aquí aplicamos el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos. 

• Paso N° 5 "Implantación de la limpieza"

Retirar le polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la limpieza de la suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc. Es necesario remover capas de grasa y mugre depositadas dobre las guardad de los equipos, rescatar los colores de la pintura o del equipo por el polvo 

Seiketsu = Estandarizar

La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos. La estandarización de la maquinaria significa que cualquiera puede operar dicha maquinaria. La estandarización de las operaciones significa que cualquiera pueda realizar la operación.

El Orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización

Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras “S”. Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones.

Un operario de una empresa de productos de consumo que ha practicado TPM por varios años manifiesta:  Seiketsu implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente. “Nosotros” debemos preparar estándares para nosotros”. Cuando los estándares son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en comparación con aquellos que desarrollamos gracias a un proceso de formación previo.

Desde décadas conocemos el principio escrito en numerosas empresas: “Dejaremos el sitio de trabajo limpio como lo encontramos”. Este tipo de frases sin un correcto entrenamiento en estandarización y sin el espacio para que podamos realizar estos estándares, difícilmente crea compromiso para su cumplimiento.

Que se busca con Seiketsu

• Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S
• Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento.
• Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal.
• En lo posible se deben emplear fotografías de como se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado.
• El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento.
• Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del mantenimiento autónomo.

Beneficios del Seiketsu

• Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.
• Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.
• Los operarios aprender a conocer en profundidad el equipo.
• Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.
• La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares
• Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo.
• Los tiempos de intervención se mejoran y se incrementa la productividad de la planta.

Implantación

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Para implantar Seiketsu se requieren los siguientes pasos:

• Paso N° 1 "Asignar trabajos y responsabilidades"

Para mantener las condiciones de las tres primeras `s, cada operario debe conocer exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus lugares de trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.

Deben darse instrucciones sobre las tres `s a cada persona sobre sus responsabilidades y acciones a cumplir en relación con los trabajos de limpieza y mantenimiento autónomo. Los estándares pueden ser preparados por los operarios, pero esto requiere una formación y práctica kaizen para que progresivamente se vayan mejorando los tiempos de limpieza y métodos.

Las ayudas que se emplean para la asignación de responsabilidades son:

• Diagrama de distribución del trabajo de limpieza preparado en Seiso.
• Manual de limpieza
• Tablón de gestión visual donde se registra el avance de cada S implantada.
• Programa de trabajo Kaizen para eliminar las áreas de difícil acceso, fuentes de contaminación y mejora de métodos de limpieza.

• Paso N° 2 "Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de rutina"

El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de limpieza, lubricación y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

En caso de ser necesaria mayor información, se puede hacer referencia al Manual de Limpieza preparado para implantar Seiso. Los sistemas de control visual pueden ayudar a realizar “vínculos” con los estándares, veamos su funcionamiento. Si un trabajador debe limpiar un sitio complicado en una máquina, se puede marcar sobre el equipo con un adhesivo la existencia de una norma a seguir. Esta norma se ubicará en el tablón de gestión visual para que esté cerca del operario en caso de necesidad. Se debe evitar guardar estas normas en manuales y en armarios en la oficina; esta clase de normas y lecciones de un punto deben estar ubicadas en el tablón de gestión y este muy cerca del equipo.

Shitsuke = Disciplina

Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para el orden y la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

Las cuatro “S” anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los productos sea excelente.

Shitsuke implica el desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Si la dirección de la empresa estimula a que cada uno de los integrantes aplique el Ciclo Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que la práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad. El Shitsuke es el puente entre las 5S y el concepto Kaizen o de mejora continua. Los hábitos desarrollados con la práctica se constituyen en un buen modelo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar un trabajo.

Shitsuke implica:

• El respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de trabajo impecable.

• Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.

• Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.

• Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.

• Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

• Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.

• La disciplina es una forma de cambiar hábitos.

• Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas.

• La moral en el trabajo se incrementa.

• El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.

• El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada día.

• Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5S y mantenimiento autónomo.

• Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta.

• Asignar el tiempo para la práctica de las 5S y mantenimiento autónomo.

• Suministrar los recursos para la implantación de las 5S.

• Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.

• Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa.

• Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales.

• Aplicar las 5S en su trabajo.

• Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo.

• Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5S.

• Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5S.

• Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S.

• Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto.

• Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.

• Realizar las auditorías de rutina establecidas.

• Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5S.

• Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo.

• Participar activamente en la promoción de las 5S.

Beneficios 

• Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.
• La disciplina es una forma de cambiar hábitos.
• Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas.
• La moral en el trabajo se incrementa.
• El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.
• El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegara cada día.

Proposito

La práctica del Shitsuke pretende logra el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados.

Un trabajador se disciplina así mismo para mantener “vivas” las 5´S, ya que los beneficios y ventajas son significativas. Una empresa y sus directivos estimulan su práctica, ya que trae mejoras importantes en la productividad de los sistemas operativos y en la gestión.

En lo que se refiere a la implantación de las 5S, la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras 5´s se deteriora rápidamente. Si los beneficios de la implantación de las primeras cuatro 5´s se han mostrado, debe ser algo natural asumir la implantación de la quinta o Shitsuke.

Implementación

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, Orden, limpieza y estandarización. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra su presencia; sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Visión compartida

La teoría del aprendizaje en las organizaciones (Peter Senge) sugiere que para el desarrollo de una organización es fundamental que exista una convergencia entre la visión de una organización y la de sus empleados. Por lo tanto, es necesario que la dirección de la empresa considere la necesidad de liderar esta convergencia hacia el logro de metas comunes de prosperidad de las personas, clientes y organización. Sin esta identidad en objetivos será imposible de lograr crear el espacio de entrega y respeto a los estándares y buenas prácticas de trabajo.

Formación

Las 5S no se trata de ordenar en un documento por mandato: “Implante las 5S”Tiempo. Es necesario educar e introducir  cada una de las S´s mediante el entrenamiento de “aprender haciendo” . No se trata de construir “carteles” con frases, eslóganes y caricaturas divertidas como medio para sensibilizar al trabajador. Estas técnicas de marketing interno servirán puntualmente pero se agotan rápidamente. En alguna empresa fue necesario eliminar a través de acciones Seiri, los “carteles y anuncios” ya que eran innecesarios y habían perdido su propósito debido a la costumbre.

El Dr. Kaoru Ishikawa manifestaba que estos procesos de creación de cultura y hábitos buenos en el trabajo se logran preferiblemente con el ejemplo. No se le puede pedir a un mecánico de mantenimiento que tenga ordenada su caja de herramienta, si el jefe tiene descuidada su mesa de trabajo, desordenada y con muestras de tornillos, juntas, piezas y recambios que está pendiente de comprar.

Tiempo para aplicar las 5S

El trabajador requiere de tiempo para practicar las 5S. Es bastante frecuente que no se le asigne el tiempo por las presiones de producción y se dejen de realizar las acciones. Este tipo de comportamientos hacen perder credibilidad y los trabajadores creen que no es un programa serio y que falta el compromiso de la dirección. Se necesita tener el apoyo de la dirección para sus esfuerzos en lo que se refiere a recursos, tiempo, apoyo y reconocimiento de logros.

El papel de la Dirección

Para crear las condiciones que promueven o favorecen la Implantación del Shitsuke la dirección tiene las siguientes responsabilidades:

• Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5S y mantenimiento autónomo.
• Crear un equipo promotor o líder para la implantación en toda la planta.
• Asignar el tiempo para la práctica de las 5S y mantenimiento autónomo.
• Suministrar los recursos para la implantación de las 5S.
• Motivar y participar directamente en la promoción de sus actividades.
• Evaluar el progreso y evolución de la implantación en cada área de la empresa.
• Participar en las auditorías de progresos semestrales o anuales.
• Aplicar las 5S en su trabajo.
• Enseñar con el ejemplo para evitar el cinismo.
• Demostrar su compromiso y el de la empresa para la implantación de las 5S.

El papel de trabajadores

• Continuar aprendiendo más sobre la implantación de las 5S.
• Asumir con entusiasmo la implantación de las 5S.
• Colaborar en su difusión del conocimiento empleando las lecciones de un punto.
• Diseñar y respetar los estándares de conservación del lugar de trabajo.
• Realizar las auditorias de rutina establecidas.
• Pedir al jefe del área el apoyo o recursos que se necesitan para implantar las 5S.
• Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de trabajo.
• Participar activamente en la promoción de las 5S.

Para mas información:
https://prezi.com/eqtk9ksiy3jd
https://www.youtube.com/watch?v=zdN_bR5vZpo

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